Nach dem zum 01.07.2023 inkrafttretenden Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sind alle Arbeitgeber mit mindestens 50 Beschäftigten (inkl. entliehener Leiharbeitnehmer) verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten.
Wer muss i.d.R. eine interne Meldestelle bis wann einrichten?
- Arbeitgeber mit mindestens 250 Arbeitnehmern bis zum 02.07.2023
- Arbeitgeber mit 50 bis 249 Arbeitnehmern bis zum 17.12.2023
Wenn keine interne Meldestelle eingerichtet wird, obwohl die gesetzliche Pflicht dazu besteht, kann das ein Bußgeld bis zu einer Höhe von 20.000 EUR zur Folge haben (siehe Auszug aus Bußgeldparagraph am Ende dieses Textes).
Arbeitgeber, die aufgrund ihrer Beschäftigtenanzahl keiner Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle unterliegen, haben mit einer internen Meldestelle im eigenen Interesse folgende Vorteile:
- Stärkung des innerbetrieblichen Vertrauens in die eigene Compliance
- Entgegenwirken von Veröffentlichungs-Motivationen des Hinweisgebers
- Alternatives Meldeangebot gegenüber externen Meldungen an öffentliche Stellen
Nach § 14 HinSchG haben Sie das Recht, Dritte mit den Aufgaben der internen Meldestelle zu betrauen.
Die Lösung für Sie: Delegieren Sie Ihre interne Meldestelle einfach an uns
Betriebliche Datenschutzbeauftragte werden zur Aufgabenerfüllung einer internen Meldestelle als geeignet angesehen. Es besteht kein Interessenkonflikt zwischen den Aufgaben des Datenschutzbeauftragten und der parallelen Aufgabenausführung einer internen Meldestelle im Sinne des HinSchG.
Der Gesetzgeber erwähnt dies ausdrücklich in der Formulierungsempfehlung zu § 15:
„Zu Absatz 1
Es ist dafür Sorge zu tragen, dass die Unabhängigkeit der internen Meldestelle gewährleistet wird und so Interessenkonflikte vermieden werden. Denkbar wäre es insofern beispielsweise bei kleineren Beschäftigungsgebern, die Person des Korruptionsbeauftragten, des Integritätsbeauftragten oder des Datenschutzbeauftragten mit der Aufgabe zu betrauen.“
Die deutschen Datenschutzbehörden unterstützen ein generelles Outsourcing:
„Die Beauftragung einer externen Stelle außerhalb der Unternehmensorganisation (Konzern-
verbund) kann sich bei Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorschriften im Übrigen als
vorteilhaft erweisen, weil möglicherweise eine gewisse, das Missbrauchsrisiko verringernde
Hemmschwelle entsteht.“
§ 14 Organisationsformen interner Meldestellen
(1)…Die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle entbindet den betrauenden Beschäftigungsgeber nicht von der Pflicht, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen…
Die Verantwortung für die Beseitigung eines gemeldeten Verstoßes bleibt per Gesetz weiterhin bei Ihnen als Arbeitgeber. Die fristwahrende Administration rund um das Betreiben einer Meldestelle können Sie bequem an uns auslagern.
Die Aufgaben der internen Meldestelle sind im HinSchG konkret geregelt
§ 17 Verfahren bei internen Meldungen
(1) Die interne Meldestelle
1. bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen,
2. prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 fällt,
3. hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt,
4. prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung,
5. ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und
6. ergreift angemessene Folgemaßnahmen nach § 18.
(2) Die interne Meldestelle gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung. Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
§ 18 Folgemaßnahmen der internen Meldestelle
Als Folgemaßnahmen kann die interne Meldestelle insbesondere
1. interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit durchführen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren,
2. die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen,
3. das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen oder
4. das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen abgeben an
a) eine bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder
b) eine zuständige Behörde.
(7) Folgemaßnahmen sind die von einer internen Meldestelle nach § 18 ergriffenen Maßnahmen zur Prüfung der Stichhaltigkeit einer Meldung, zum weiteren Vorgehen gegen den gemeldeten Verstoß oder zum Abschluss des Verfahrens.
Vorteile bei der Aufgabenübertragung der internen Meldestelle an mb-datenschutz
- Sie müssen sich in keine Softwarelösung einarbeiten
- Sie nennen uns lediglich als Ihre interne Meldestelle und nutzen dazu unsere speziellen Kontaktkanäle
- Sie erhalten:
- einen Mustertext zur Information Ihrer Mitarbeiter über Ihre Meldestelle sowie weitere Pflichtinformationen nach HinSchG und DSGVO
- eine Musterdokumentation für Ihr Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO
- Gem. § 11 (1) HinSchG dokumentieren wir alle eingehenden Meldungen in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots.
- Fristgemäße Aufbewahrung aller eingehenden Meldungen
- Alle Mitarbeiter von mb-datenschutz werden Teil Ihrer internen Meldestelle und sind entsprechend auf Vertraulichkeit zum HinSchG, zu Datenschutz und Datensicherheit verpflichtet.
- Alle Aufgaben im Rahmen Ihrer internen Meldestelle erfolgen bei mb-datenschutz nach intern dokumentierten Prozessen, inkl. automatisiertem Vorgangs- und Wiedervorlagenmanagement zur Fristenwahrung
- Sie erhalten einen Jahresreport über Anzahl eingegangener Meldungen, nach Themen und Bearbeitungsstatus.
- Sie erhalten:
Der Preis
Die vorgenannten Vorteile erhalten Sie
- als Datenschutz-Mandant von mb-datenschutz für 39,00 EUR zzgl. MwSt/Monat
- für Neukunden ohne Datenschutz-Mandat beträgt der Preis 79,00 EUR zzgl. MwSt/Monat
jeweils zzgl. der Bearbeitung eingehender Meldungen nach Zeitaufwand inkl. transparenter Zeitabrechnung für Ihre interne Meldestelle. Gehen keine Meldungen ein, entstehen Ihnen auch keine weiteren Kosten. Der Gesetzgeber geht von 4 Meldungen/Jahr pro 1.000 Beschäftigte aus.
Bei Interesse bitte einfach bei uns melden: https://mb-datenschutz.de/kontakt/
Auszug aus dem Bußgeld-Paragraph des HinSchG:
…(2) Ordnungswidrig handelt, wer
1. entgegen § 7 Absatz 2 eine Meldung oder dort genannte Kommunikation behindert,
2. entgegen § 12 Absatz 1 Satz 1 nicht dafür sorgt, dass eine interne Meldestelle eingerichtet ist und betrieben wird,…
…(3) Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder leichtfertig entgegen § 8 Absatz 1 Satz 1 die Vertraulichkeit
nicht wahrt.
(4) Ordnungswidrig handelt, wer eine in Absatz 3 bezeichnete Handlung fahrlässig begeht.
(5) Der Versuch einer Ordnungswidrigkeit kann in den Fällen des Absatzes 2 Nummer 1 … geahndet werden.
…(6) Die Ordnungswidrigkeit kann in den Fällen des Absatzes 2 Nummer 1 …, der Absätze 3 und 5 mit einer
Geldbuße bis zu fünfzigtausend Euro, in den Fällen der Absätze 1 und 2 Nummer 2 mit einer Geldbuße bis zu
zwanzigtausend Euro und in den übrigen Fällen mit einer Geldbuße bis zu zehntausend Euro geahndet werden.
§ 30 Absatz 2 Satz 3 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten ist in den Fällen des Absatzes 2 Nummer 1 …
und der Absätze 3 und 4 anzuwenden.