Datenschutzinformation zur Erhebung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Betreibens einer internen Meldestelle für Ihren Arbeitgeber gem. Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Nach Art. 13 und 14 EU-DSGVO informieren wir Sie über folgende Punkte:

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Zwecke der Datenverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten	Interne Meldestellen nach § 12 HinSchG für die (entliehenen) Mitarbeiter eines Arbeitgebers, der die mb-datenschutz GmbH mit den Aufgaben seiner internen Meldestelle beauftragt hat.
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten	Art. 6 (1) c) EU-DSGVO erlaubt die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, in diesem Fall HinSchG, die an die mb-datenschutz GmbH seitens Ihres Arbeitgebers übertragen wurde: § 10 HinSchG Verarbeitung personenbezogener Daten Die Meldestellen sind befugt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung ihrer in § 13 bezeichneten Aufgaben erforderlich ist. Abweichend von Artikel 9 Absatz 1 der DSGVO ist die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten durch eine Meldestelle zulässig, wenn dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. In diesem Fall hat die Meldestelle spezifische und angemessene Maßnahmen zur Wahrung der Interessen der betroffenen Person vorzusehen; § 22 Absatz 2 Satz 2 des Bundesdatenschutzgesetzes ist entsprechend anzuwenden.
Dauer der Datenspeicherung	Nach HinSchG § 11 „Dokumentation der Meldung“ (5) Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist. Im Falle Ihrer Einwilligung für die Weitergabe Ihrer Daten nach HinSchG § 9 „Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot“ (3) Über die Fälle des Absatzes 2 hinaus dürfen Informationen über die Identität der hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, weitergegeben werden, wenn 1. die Weitergabe für Folgemaßnahmen erforderlich ist und 2. die hinweisgebende Person zuvor in die Weitergabe eingewilligt hat. Die Einwilligung…muss für jede einzelne Weitergabe von Informationen über die Identität gesondert und in Textform vorliegen. Die Regelung des § 26 Absatz 2 des Bundesdatenschutzgesetzes bleibt unberührt. Erfolgt die Speicherung auf Grundlage Ihrer Einwilligung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten löschen, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Die Übermittlung Ihrer Daten bis zu Ihrem Widerspruch bleibt rechtmäßig.
Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten	In unserem Unternehmen erhalten nur die Mitarbeiter im erforderlichen Umfang Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, die diese Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Alle unsere Mitarbeiter sind auf Datenschutz und Vertraulichkeit inkl. auf die besonderen Vertraulichkeitsanforderungen nach HinSchG verpflichtet und geschult. Ihr Arbeitgeber, wenn Sie nach HinSchG § 9 (3) uns gegenüber Ihre Einwilligung zur Weitergabe erteilt haben. Eingesetzte IT-Dienstleister könnten Ihre Daten max. im technischen Supportfall unserer IT-Systeme, in denen wir Ihre Meldung verwalten, ggf. temporär einsehen. Diese Unternehmen wurden von uns sorgsam ausgewählt und erfüllen die datenschutzrechtlichen Vertraulichkeits-anforderungen. Zusätzlich haben wir diese vertraglich nach DSGVO verpflichtet. In folgenden Fällen dürfen wir Ihre Daten ggf. an Ihren Arbeitgeber, an Strafverfolgungsbehörden, Gerichte und/oder Rechtsbeistände weitergeben: Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot nach HinSchG § 9 „Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot“ (1) Die Identität einer hinweisgebenden Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet, wird nicht nach diesem Gesetz geschützt. (2) Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, dürfen…an die zuständige Stelle weitergegeben werden 1. in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden, 2. aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich Verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren, 3. aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung,… …Die Meldestelle hat die hinweisgebende Person vorab über die Weitergabe zu informieren. Hiervon ist abzusehen, wenn die Strafverfolgungsbehörde, die zuständige Behörde oder das Gericht der Meldestelle mitgeteilt hat, dass durch die Information die entsprechenden Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet würden. Der hinweisgebenden Person sind mit der Information zugleich die Gründe für die Weitergabe schriftlich oder elektronisch darzulegen. Eine Weitergabe Ihrer Daten außerhalb der EU/EWR erfolgt nicht.
Daten, die wir von Dritten über Sie erhalten	Im Rahmen einer Stellungnahme, die wir i.d.R. von Ihrem Arbeitgeber zur Klärung des Sachverhalts anfordern, könnte es passieren, dass dieser aus seiner Sicht Situationen beschreibt (ohne die Kenntnis Ihrer Identität als meldende Person), in die Sie evtl. involviert waren.
Ihre Datenschutzrechte	Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung in eine Datenverarbeitung im Rahmen Ihrer Hinweisgebermeldung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt. Sie haben das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 EU-DSGVO, soweit nicht durch die Auskunft Informationen offenbart würden, die nach einer Rechtsvorschrift (z.B. HinSchG) oder ihrem Wesen nach, insbesondere wegen der überwiegenden berechtigten Interessen eines Dritten, geheim gehalten werden müssen (§ 29 (1) BDSG), das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 EU-DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 EU-DSGVO sowie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 EU-DSGVO. Darüber hinaus haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Artikel 77 EU-DSGVO.

Stand Dezember 2023